Acelerando a Mudança com GRPI (Goals, Roles, Responsabilities and Interpersonal Skills)
Dentro do modelo CAP ( Change Acceleration Process) do Seis Sigma o GRPI é uma ferramenta utilizada para o desenvolvimento de equipe. E tal ferramenta deve ser utilizada quando:
Estiver se iniciando um novo time e planejando os primeiros passos;
Quando o time não estiver atuando em alta performance e não se souber bem o porque.
Como os Belts bem sabem o modelo CAP é um processo com algumas ferramentas focadas em ajudar lideres de projetos Lean Seis Sigma a conduzir o processo de mudança com sucesso.
As raízes do modelo Cap são creditadas a Kurt Zadek Lewin e seu “Force Field Change Model”. Lewin é um dos pioneiros da psicologia social, organizacional aplicada destaca o seguinte:
Há forças que impulsionam a mudança e forças restritivas a ela;
Quando há equilíbrio entres dois conjuntos de forças não haverá mudança alguma;
Para que uma mudança ocorra as forças motrizes devem exceder as forças de retenção.
Como definido, o modelo de mudança de Lewin define três estágios no processo de mudança:
Descongelamento: Está é uma fase de abalo desencadeada por um problema. O resultado é a aceitação de que há estruturas que não estão funcionando;
Movimento: Esta é a fase de definição e execução da mudança;
Recongelamento: Esta é a fase de manutenção da mudança.
A análise de campo de campo de força de Lewin é utilizada para distinguir quais fatores dentro de uma organização leva os stakeholdersem direção ao estado desejado, e quais fatores contribuem negativamente para isso.
Mas, o que é GRPI?
O GRPI é utilizado para assegurar que agentes de mudança possam medir fatores críticos para o desenvolvimento do time de uma forma estruturada e para que tenham uma atuação eficaz nesses fatores durante os projetos. Os times e organizações podem ser vistos através do GRPI baseados em quatro dimensões fundamentais:
Goals: as metas e objetivos estão acordadas por todos os membros dos times? Eles estão alinhados com o ambiente em que o time está inserido?
Roles and Responsibilities: Os papeis e responsabilidades estão descritos claramente e bem entendidos? Os papeis definidos apóiam plenamente os objetivos do time?
Process and Procedures: Existem procedimentos operacionais operando no grupo como (métodos de solução de problema, plano de comunicação, processo de tomada de decisão, etc). Que são bem entendidos e foram aceitos como suporte aos objetivos e papeis?
Interpersonal Relationships: O relacionamento entre os membros do time é sadio e bom para o trabalho em equipe? Há um nível apropriado de confiança, abertura e aceitação no grupo? O I do GRPI é uma função entre G, R e P. Para garantir o I, há dois itens que devemos ter sempre em mente. 1) Uma comunicação efetiva, 2) Evitar e resolver conflitos.
Durante um projeto de Melhoria Contínua o GRPI pode ser utilizado em qualquer das etapas DMAIC, e modificado conforme a necessidade do time.
Exemplo:
Utilizar o GRPI ajudará a tornar o time mais produtivo, minimizando retrabalhos e conflitos.
Sem metas significativas e claramente definidas, os membros do time certamente perderão o foco e irão por caminhos improdutivos. Sem papeis claros teremos pessoa hesitantes na tomada de iniciativa, então como resultado teremos uma colaboração enfraquecida e perda de potencial de liderança. Confiança interpessoal e colaboração, “buy-in” e alinhamento acontecem quando o GRPI é utilizado no início do projeto e quando o I do GRPI tende rotineiramente a estar no controle do projeto.
Logo após avaliar o estado atual do time do projeto através do GRPI, um plano de ação deve ser elaborado para se atingir o Estado Desejado. A tabela abaixo fornece algumas ferramentas que ajudarão nesse processo.
Exemplo:
Esse modelo não é restritivo e deve ser modificado de acordo com a necessidade do Negócio ou do time de projeto.